Financial Administrator

Finansiële Administrateur ( Financial Administrator)

Posbenaming: Finansiële Administrateur
Ligging: Wes-Kaap Hermanus
Pos Tipe: Permanent
Werksomgewing: Kantoor-gebaseer

Oorsig

Ons kliënt is op soek na 'n ervare en akkurate Finansiële Administrateur met eiendomsbestuurervaring om 'n portefeulje van kliënte te bestuur en te verseker dat alle finansiële administrasie akkuraat en betyds afgehandel word.
Die ideale kandidaat moet oor 'n goeie begrip van eiendomsbestuur, finansiële administrasie en rekeningkunde beskik, met ervaring in die hantering van finansies binne 'n eiendomsomgewing.

Die suksesvolle kandidaat sal verantwoordelik wees vir die volledige finansiële administrasie van eiendomme, insluitend finansiële rekords, bankrekonsiliasies, finansiële verslagdoening, begrotings, fakturering, debiteure, krediteure, betalings, betaalstaat, statutêre nakoming en ouditondersteuning.

Die rol behels ook gereelde skakeling met trustees, komitees, eienaars, gemeenskapsbestuurders en diensverskaffers, en vereis 'n hoë vlak van akkuraatheid, professionaliteit en integriteit.

Sleutelverantwoordelikhede

1. Finansiële Administrasie & Rekordhouding

• Onderhou akkurate finansiële rekords tot op proefbalans.
• Bestuur en rekonsilieer kontantboeke, insluitend lopende en beleggingsrekeninge.
• Voer maandelikse bankrekonsiliasies uit.
• Onderhou afsonderlike rekeningkundige rekords vir die Administratiewe Fonds en Reserwefonds.
• Ken inkomste en uitgawes akkuraat volgens goedgekeurde begrotings toe.
• Verseker dat alle rekeningkundige rekords volledig en akkuraat is.

2. Finansiële Verslagdoening

• Berei maandelikse en kwartaallikse finansiële verslae voor.
• Berei balansstate en inkomste-teenoor-begroting-verslae voor.
• Berei debiteure- en krediteure-ouderdomsontledings voor.
• Hanteer nutskostenings en rekonsiliasies.
• Verskaf verduidelikings en finansiële insigte aan trustees.
• Dien finansiële verslae aan gemeenskapsbestuurders voor vir hersiening.

3. Begrotings

• Berei jaarlikse konsep-begrotings voor gebaseer op historiese data en geprojekteerde uitgawes.
• Werk saam met trustees en gemeenskapsbestuurders met die finalisering van begrotings.
• Dien voorgestelde begrotings vir goedkeuring in.
• Laai goedgekeurde begrotings op die toepaslike stelsel voor die aanvang van die nuwe finansiële jaar.

4. Fakturering & Inkomste

• Verwerk maandelikse heffings.
• Hanteer addisionele verhaalbare koste, insluitend water, riool, versekeringsoorskotte en ander goedgekeurde heffings.
• Genereer en verifieer maandelikse fakture en state.
• Verseker dat meterlesings en fakturering akkuraat verwerk word.

5. Debiteure & Invorderings

• Bestuur heffingsinvorderings en monitor agterstallige rekeninge.
• Stuur betalingsherinnerings en volg uitstaande bedrae op.
• Hanteer debiteurebestuur en eskaleer uitstaande rekeninge waar nodig.
• Verwerk debietorder-mandate en monitor suksesvolle invorderings.

6. Krediteure & Betalings

• Ontvang, hersien en verifieer verskafferfakture.
• Verwerk fakture op die toepaslike finansiële stelsel.
• Verseker korrekte kodering teen begrotingslyne.
• Berei en verwerk verskafferbetalings volgens goedgekeurde begrotings.
• Handhaaf akkurate krediteure-rekords en voer gereelde rekonsiliasies uit.
• Hanteer verskaffernavrae en verskille betyds.

7. Kontantvloei & Beleggings

• Monitor beskikbare fondse voordat betalings verwerk word.
• Bestuur debietorders vir munisipale en diensverskafferrekeninge.
• Verwerk maandelikse oordragte na reserwefonds- en beleggingsrekeninge.
• Hanteer onttrekkings uit reserwefondse vir goedgekeurde kapitaalprojekte.
• Assisteer met die belegging van surplusfondse waar van toepassing.

8. Betaalstaat & Statutêre Nakoming

• Verwerk maandelikse betaalstaat.
• Verseker voldoening aan PAYE, UIF en Werkmansvergoeding.
• Berei en dien EMP201-opgawes en UIF-verklarings in.
• Verseker dat statutêre betalings betyds verwerk word.
• Versprei betaalstrokies en hanteer salarisbetalings.

9. Jaar-einde & Oudit

• Koördineer en ondersteun die jaarlikse ouditproses.
• Skakel met ouditeure en berei ouditlêers voor.
• Berei ondersteunende dokumentasie vir die oudit voor.
• Verwerk ouditjoernale waar nodig.
• Verseker dat proefbalanse met geouditeerde syfers ooreenstem.
• Ondersteun met die voorbereiding en finalisering van jaarlikse finansiële state.
• Verseker dat finansiële tydlyne voor algemene jaarvergaderings nagekom word.

10. Eiendomsoordragte & Eienaaradministrasie

• Reik klaringsertifikate en toestemmingsbriewe uit.
• Verwerk terugbetalings met die verkoop van eenhede.
• Rekonsilieer eienaarrekeninge gedurende eiendomsoordragte.
• Berei verwelkomingspakkette en relevante dokumentasie vir nuwe eienaars voor.

11. Statutêre Nakoming & Beheer

• Ondersteun met POPIA- en PAIA-nakoming waar van toepassing.
• Hanteer kwartaallikse CSOS-betalings en staatverskille.
• Onderhou relevante versekering- en statutêre rekords.
• Hanteer UIF-verklarings en Werkmansvergoeding.
• Assisteer met jaarlikse inkomstebelastingindienings deur die aangewese rekenmeester.
• Verseker dat versekeringspolisse jaarliks hersien en opgedateer word.
• Onderhou bankmandate en relevante finansiële dokumentasie.

Minimum Vereistes

• Toepaslike finansiële of rekeningkundige kwalifikasie.
• Vorige ondervinding in eiendomsbestuur is noodsaaklik.
• Ervaring met Body Corporates, HOA's en/of Sectional Title sal voordelig wees.
• Praktiese ondervinding in finansiële administrasie en rekeningkunde.
• Goeie kennis van debiteure, krediteure en bankrekonsiliasies.
• Ondervinding met finansiële verslagdoening en begrotings.
• Kennis van betaalstaat en statutêre nakoming.
• Ervaring met toepaslike rekeningkundige of eiendomsbestuurstelsels.
• Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede.
• Goeie kommunikasievaardighede.